兵庫県中小企業家同友会様
行事出欠管理システム
- プロジェクト名
- 会員受付システムD-Check IN
- 概要
- 月200件超の行事における出欠管理を、紙とExcelの手作業からクラウドへ刷新。QRコード名札の受付から報告書作成までを一元化。事務局の入力・照合業務を削減しました。
- クライアント情報
- 兵庫県中小企業家同友会様
- 担当領域（工程）
- 企画、要件定義、UI/UXデザイン、開発、テスト、保守運用など。
- 技術スタック
- フロントサイド Vue.js（JavaScript）、サーバーサイドLaravel（PHP）、My SQL、
サーバー環境 AWSクラウド など - チーム体制
- PM1名、エンジニア3名など。
依頼内容・ご要望
月200件超のイベント運営を支える、出欠管理のデジタル化。
兵庫県中小企業家同友会様では、月200件以上の行事イベントが開催されており、参加者管理は別システムからCSVをダウンロードしてExcelで整形・印刷し、受付で出席者を色ペンでチェックするという運用が続いていました。
ゲストの名刺管理や月末の報告書作成も手作業で行われ、集計後は再度別システムへデータをアップロードする必要があり、二重・三重の手間が発生していました。
さらに、報告書が未提出の行事担当者へ都度電話で催促する必要があり、事務局の管理・運営に大きな時間と労力がかかっていました。
システム間でデータを共有できないことも、大きな課題となっていました。
ご提案事項
会員データ連携とQR受付で、事務局業務をまるごと効率化。
会員・行事・出欠情報を管理するD-Managementとクラウドデータベースを自動連携させ、CSVの手作業でのダウンロード・アップロードを解消しました。
受付では、事前に発行したQRコード付き名札をカメラにかざすだけで出欠登録が完了する仕組みを導入し、色ペンでのチェック作業や名簿の突き合わせを不要にしました。
管理者はPCから参加状況をリアルタイムに照会できるほか、行事ごとの報告書もシステム上で作成・提出できるようにし、督促の電話業務も削減しました。事務局の準備作業は、名簿・グループ分け・名札発行のみに簡素化しています。
主な機能
| 出欠管理 | 行事ごとの出欠状況をクラウド上でリアルタイムに一元管理。 |
|---|---|
| QRコード受付 | QRコード付き名札をカメラにかざすだけでワンタッチ出欠登録。 |
| 会員データ自動連携 | 会員管理システムの会員・行事情報とクラウドDBを定期的に自動同期。 |
| 出席者照会 | 管理画面から参加者の氏名・所属・出欠状況をいつでも検索・確認。 |
| 行事報告書作成 | 開催内容や参加者数、学んだポイントなどをシステム上で入力・提出。 |
| CSV入出力 | 既存の会員システムとの間で、データをCSV形式で柔軟に連携。 |
導入後の成果・効果
受付から報告書提出まで、事務局の負担を大幅に軽減。
出欠登録がQRコードのカメラ読み取りだけで完了するようになり、受付での色ペンチェックや名簿の突き合わせ作業がなくなりました。会員・行事情報が会員管理システムと自動連携されたことで、CSVのダウンロード・アップロードによる二重入力の手間も解消されています。
報告書の作成・提出もシステム上で完結するようになり、行事担当者への催促電話も大幅に削減されました。
結果として、事務局はイベント運営そのものや会員サービスの向上により多くの時間を割けるようになっています。
